מצאתם מכרז שהארגון מאוד רוצה להיות בו חלק, החלטתם לגשת וגיליתם שאחד התנאים הוא שהארגון יהיה בעל תקן ISO 9001? לא מעט חברות, ארגונים ועסקים נתקלים בדרישה בפעם הראשונה כשהם ניגשים למכרז, ואז הם גם מגלים שמדובר על התקן העולמי בו רוב הארגונים נמצאים, והוא מהווה דרישת סף עבור רבים.
מהו התקן ולאילו נושאים הוא מתייחס?
תקן ISO 9001 נחשב לתקן הבינלאומי הנרחב ביותר בו עושים שימוש ארגונים וחברות. בשונה מתקנים אחרים בהם מתייחסים למוצרים של הארגון, בתקן זה מתייחסים להליכי הניהול בארגון ולדרך שבה דרישות לקוח מנוהלות. התקן מתאים לכל ארגון ועסק ולכן הוא נחשב נפוץ כל כך, אך גם בשל העובדה שמדובר על תקן ניהולי נרחב ומבוקר שמתייחס להליכים אותם כל מי שירצה לבוא עם העסק בקשר יראה כמשמעותיים. לא מדובר על תקן שהארגון מחויב אליו, אלא על תקן שארגונים בוחרים בו מתוך הדרישה שעולה בשטח מצד ארגונים אחרים ולקוחות – לעבוד עם ארגונים שיש להם את התקן.
מה כדאי לדעת על הליך הוצאת התקן?
קודם כל כדאי לדעת שהוצאת תקן 9001 היא הליך חד פעמי שלוקח כמה חודשים. אחרי שמקבלים את התקן אין צורך לחדש אותו, אך אם רוצים לשמור עליו יש לאפשר לגוף המבקר ISO לבצע מעקב אחת לשנה בו יש להוכיח כי מערכת האיכות והניהול עדיין עובדת על פי הנהלים שהוטמעו, כאשר בכל שנה רמת המבדק תעלה, שכן מצופה מהארגון ליהנות מהתקדמות בתחומים השונים הקשורים להטמעתם במערכת.
אז איך מוציאים את התקן?
כדי להוציא את התקן יש לשלם קודם כל לגוף מוכר שיבצע את ההסמכה. ההמלצה היא להיות מלווים עם חברה שמתמחה בתחום הטמעת המערכת והוצאת התקן, לדוגמה חברת נקסטפ המתמחה בהטמעת התהליכים במערכות עד לקבלת התקן. אחרי הרישום היועץ יסייע להכין תוכנית הטמעה מהירה לארגון ויעבור עם הארגון את כל השלבים עד להטמעה מוחלטת. כמו שעסק של חדר כושר יכול להטמיע את המערכת, כך גם משרד ממשלתי יכול, ולמעשה מדובר על תקן שניתן להטמיע ביעילות בכל ארגון.
מהם היתרונות של התקן?
היתרון הברור של תקן 9001 הוא המוניטין של הארגון. ארגונים פרטיים אחרים, חברות ממשלתיות, עסקים ולקוחות דורשים את התקן כדי לקבל אינדיקציה על ביקורת ההתנהלות מול הסביבה, הלקוחות והניהול עצמו. התקן מאפשר להם לדעת שנושאים אלה הוטעמו כבר בתוך המערכת אך גם שהם נמצאים בבקרה מתמדת.
התקן מסייע לעסק לזכות בהתייעלות פנימית ושיפור מתמיד בתהליכי ההתייעלות והניהול. הוא מסייע לתדמית הארגון הן בפני העובדים והן בפני לקוחות והוא גם חוסך משאבים יקרים והוצאות מיותרות. בסוף, מדובר בכלי מצמיח שארגונים מרוויחים ממנו מכל הכיוונים, מסיבה זו הוא מומלץ כל כך.
